シンプルなメモやふせんに捺すだけ! メモスタンプ

会社では電話でメモを取ることが多くあります。そんなときはどんなことに気をつければいいのでしょうか。

たとえば、「自分が書いたメモなのに後から見たら、何が書いてあるのかわからなかった」「数字が2なのか3なのかがわからない」「相手の名前を忘れた」など、いろんな失敗もあるのではないでしょうか。

メモに書くべき項目を整理してみましょう。

1　いつ電話がかかってきましたか（日時）
2　誰からの電話でしたか（先方の社名、氏名）
3　先方の連絡先は聞きましたか（折り返しが必要な時は必須）
4　どんな用件かを聞きましたか
5　誰が代わりに電話を受けましたか

ポイントはこの5つです。
これらを聞き逃さずにメモを取ることができれば、誰が見てもわかるようになります。

また、メモをポンとデスクに置くだけでなく、相手が戻ってきたら、確実に伝えられるように、口頭でも伝えるよう心がけましょう。

「聞き間違い」や「書き間違い」は誰にでもあることです。

その上、電話なら相手が駅構内や騒がしい交差点などからかけてきている場合もあり、よく聞き取れないということもあります。また、相手がせっかちな人で名前を名乗らないこともあるでしょう。

では、そんなときはどうすればいいのでしょうか。

・相手が名乗らないときは？
「お名前をお伺いできますでしょうか？」

・声が聞き取りにくいときは？
「電波状況が悪いようなのですが、もう一度お願いできますでしょうか？」

・名前がよくわからないときは？
「お名前は漢字でどうお書きすればよろしいでしょうか？」

・社名や名前をメモするのを忘れたときは？
「恐れ入りますが、もう一度御社名（お名前）をお伺いできますでしょうか？」

一通り聞いてメモをしたら、最後に復唱することで、ミスを防げます。

相手に何度も同じことを聞くのは失礼だと思い聞き直さないと、正確な情報を伝えることができません。そんなときは、「恐れ入りますが」という言葉の後に、もう一度、必要なことを聞くようにしましょう。

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