シンプルなメモやふせんに捺すだけ! メモスタンプ

シンプルなメモやふせんに捺すだけ! メモスタンプ

電話メモを取るとき、大切なことを書き漏らさないように、メモを取ることは重要です。どんなことに気をつければいいのでしょうか。
2019年03月21日作成

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電話メモを取るとき、大切なことを書き漏らさないように、メモを取ることは重要です。どんなことに気をつければいいのでしょうか。
2019年03月21日作成

TOPIC 01

電話メモの取り方のポイント

出典元:https://www.shutterstock.com

会社では電話でメモを取ることが多くあります。そんなときはどんなことに気をつければいいのでしょうか。

たとえば、「自分が書いたメモなのに後から見たら、何が書いてあるのかわからなかった」「数字が2なのか3なのかがわからない」「相手の名前を忘れた」など、いろんな失敗もあるのではないでしょうか。

メモに書くべき項目を整理してみましょう。

1 いつ電話がかかってきましたか(日時)
2 誰からの電話でしたか(先方の社名、氏名)
3 先方の連絡先は聞きましたか(折り返しが必要な時は必須)
4 どんな用件かを聞きましたか
5 誰が代わりに電話を受けましたか

ポイントはこの5つです。
これらを聞き逃さずにメモを取ることができれば、誰が見てもわかるようになります。

また、メモをポンとデスクに置くだけでなく、相手が戻ってきたら、確実に伝えられるように、口頭でも伝えるよう心がけましょう。

TOPIC 02

電話メモの取り方の注意点

出典元:https://www.shutterstock.com

「聞き間違い」や「書き間違い」は誰にでもあることです。

その上、電話なら相手が駅構内や騒がしい交差点などからかけてきている場合もあり、よく聞き取れないということもあります。また、相手がせっかちな人で名前を名乗らないこともあるでしょう。

では、そんなときはどうすればいいのでしょうか。

・相手が名乗らないときは?
「お名前をお伺いできますでしょうか?」

・声が聞き取りにくいときは?
「電波状況が悪いようなのですが、もう一度お願いできますでしょうか?」

・名前がよくわからないときは?
「お名前は漢字でどうお書きすればよろしいでしょうか?」

・社名や名前をメモするのを忘れたときは?
「恐れ入りますが、もう一度御社名(お名前)をお伺いできますでしょうか?」

一通り聞いてメモをしたら、最後に復唱することで、ミスを防げます。

相手に何度も同じことを聞くのは失礼だと思い聞き直さないと、正確な情報を伝えることができません。そんなときは、「恐れ入りますが」という言葉の後に、もう一度、必要なことを聞くようにしましょう。

TOPIC 03

ふせんを伝言メモのテンプレートに

出典元:https://www.shutterstock.com

外出していたり、席を外していた人が戻ってきたら、声をかけましょう。メモを貼っておいても気がつかないこともありますし、メモの上に書類を置いてしまったりすると、気がつかないこともあります。「さきほどお電話がありましたよ」「メモを机に置いています」と、声をかけることで、メモに気がついてもらえるようになります。

また、電話を聞きながら走り書きしたものでは、わかりにくかったり、読めなかったりするので、人に渡すものは要点を押さえて整えたものを渡すようにしましょう。

テンプレートを用意する

パッと伝言用のメモを書けるようにメモのテンプレートを用意しておくと便利です。

「メモポン クラシックス 電話メモ」、「メモポン プーさん 電話メモ」、「オピニふせん用伝言メモスタンプ 電話&来訪メモ」は、手持ちのふせんやメモ用紙にポンと捺すだけで、伝言メモのテンプレートに早変わりする便利なスタンパーです。

用意するものは市販の75mm角サイズのふせんやメモ用紙。これを受け皿にセットするだけでまっすぐキレイに捺印できるので、便利に使えます。


「伝言メモ」を取ることで、電話マナーのほか、相手の話す用件を的確にまとめる力も養えられます。毎回、きちんと対応することで自然と力が身につくようになるので、ポイントを意識しながらマナーを身につけていきましょう。

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