書類整理に時間をとられてない？おすすめグッズ紹介

書類はあっという間に増えてしまうものです。

たくさんあるとどこに何があるのか分からなくなってしまい、山のような書類から必要な１枚を探し出すのは、大変です。しかも紙は薄いのでくっついていたりするので、全部見たけれどない！ もう一回！ ということにもなりかねません。

探しているだけで時間はどんどん過ぎてしまいます。もうこんな時間…とさらに慌ててしまうもの。探すだけでぐったりしてしまう人も多いのではないでしょうか。

もし、書類をきれいに整理できれば、探すのもラクなはずですし、時間もムダにせずに済みます。それはわかっているのですが、忙しいとつい、後回しにしてしまい、いつも書類の山になってしまうのです。

では、どうすればいいのでしょうか。

デスクスペースは限られたスペースしかありません。有効に使うためには、書類の山のようなデッドスペースを作らないことです。

書類の山の中にはいらないものがあるはずです。まず、使わないもの、不要なものは捨てています。山になっている人ほど、いらないものも取っておくクセがあるものです。何でもかんでも取っておくため山になってしまうのでしょう。

必要な書類だけを集めたら、中には一時的な書類というものもあるものです。たとえば、3日後まではいるけれどその後は不要になるというものです。

このように一時的なものは机の周りに貼る場所があれば貼っておくのも手です。不要になった時点で捨てるようにします。

必要な書類は、まず項目ごとにまとめていきます。同じ項目が同じ場所にあることで、はじめてファイリングすることができるようになります。

すべてを一緒にしてしまうと探しにくくなります。そこで探しやすくするため項目毎にまとめるようにするのです。

また、データにしたほうが使いやすいものもあります。写メを撮ったり、スキャンしたりと使いやすい方法でデータ化しておきましょう。

①クリアホルダーを使う
書類のファイリングは透明のクリアホルダーに入れるのが基本。絵や写真が入っていると見えないので、透明なものを使うようにします。

次に、クリアホルダーに直接名前シールを貼り、分類しておきます。これでいちいち中を見なくても何が入っているのかがわかるようになります。

②クリアファイルを使う
クリアファイルは見る機会が多い書類を入れておくようにすると便利に使えます。本棚にクリアファイルを並べたい時は同じ種類のクリアファイルをそろえればきれいに並べられます。

さっと取り出すためにはファイルに何が入っているかがわかるように、これも名前シールを貼って分類しておきましょう。

③ファイルケースを使う
ファイルケースはチャック付きの入れ物です。100均でも手に入りますし、これがあれば書類をある程度まとめて入れられるので利用するのも手です。

書類整理をするためには上手にアイテムを使うこともポイント。ここでは、おすすめアイテムを３点ご紹介します。

「マルチスタンパー　ホルダー　【セレクトタイプ】」は、1つのホルダーに3つの印面がついています。側面のダイヤルをクルクルと回すと切り替えることができます。

印面は別売で「カタログ在中」「極秘」「見本」などがあります。よく使うものをピックアップすることで名前シールにポンと捺せば項目別のファイルがすぐにできあがります。

印影がコピーに写らないスタンプなので、原本の識別管理がラクになります。原本を取っておいたつもりなのにいつの間にか、コピーになっていたということがありませんか。そんなミスを防げるスタンプです。

シヤチハタが開発した「黒い特殊のり」を塗って貼り合わせるだけで個人情報が見えなくなるというアイテムです。書類を捨てる時には破るのも手ですが、「ケスペタ」を使えばより安全安心です。

使い方はケスペタをのりをつけるように、消したいところに伸ばしていきます。折り曲げてくっつけて捨てればいいだけと簡単です。のりが乾いた後に紙を剥がしても、破れて読めなくなります。

書類を捨てる前にこれを使って情報を消しておくようにしましょう。


書類管理は机の上に書類が溜まらないようにすることが基本です。それと同時に持ち込む書類を減らすことも大切なことです。ペーパーレスにするのも手ですし、目を通してするに処分する、必要なものはデータ化するのもいいでしょう。

アイテムを上手に利用することで、見やすくなりますので、ぜひ上手にアイテムを利用してすぐに取り出せる工夫をしてみてください。