電子印鑑とe-文書法って?

電子印鑑とe-文書法って?

「電子印鑑」はパソコン上で使えるはんこのこと。プリントアウトせずにはんこが使えるので、ペーパーレス化にもつながるようになります。 2019年03月21日作成

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「電子印鑑」はパソコン上で使えるはんこのこと。プリントアウトせずにはんこが使えるので、ペーパーレス化にもつながるようになります。 2019年03月21日作成

TOPIC 01

「電子印鑑」って?

出典元:https://www.shutterstock.com

はんこを捺すためには紙の書類が必要となります。それに対し、「電子印鑑」というサービスは、PDFやExcelといったパソコン上の書類にはんこの画像を貼り付けることができます。

要するに、はんこのイメージデータを書類に挿入することができるのです。

パソコンで作った請求書や納品書にはんこを捺す場合は、プリントアウトをしてからはんこを押し、今度はそれをスキャンしてPDFとしてメールで送るという面倒な作業が必要でした。

もちろん、はんこの画像だけをスキャンして画像化して使うという方法もありますが、ソフトを購入するという方法もあります。

・「電子印鑑」のメリットは?
プリントしてはんこを捺して、またスキャンするという手間が省けるようになります。ペーパーレスとなるため、同時に紙も節約できるようになります。

・「電子印鑑」のデメリットは?
ソフトの購入費用やサービス利用料などの費用が必要となり、コストがかかります。また、デジタルデータですから、かんたんにコピーされる可能性もあります。

TOPIC 02

「e-文書法」って?

出典元:https://www.shutterstock.com

「e-文書法」というのは、2004年11月に制定、2005年4月に施行された法律。今までは法令により書面での保存が義務付けられていた国税関係書類などの法定保存文書を、電子データで保存することを容認する法律のことです。

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」(平成16年法律第149号)と、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」(平成16年法律第150号)の2つの法律の総称を、e-文書法と呼んでいます。

「電子文書法」ともいいます。

これにより公的な文書の取り扱いのしかたは書類の種類によって異なりますが、紙での保存が義務付けられていない文書は電子保存が可能となりました。

また、元々は電子データでなく、紙として保存された文書をスキャンして画像ファイルとしたものに対しても、要件を満たせば正規の文書として認められるようになったのです。

電子化対象文書は
・契約書、領収書およびその控え
・請求書、納品書、預金通帳
・見積書、注文書
などとなります。

TOPIC 03

便利な「シヤチハタ デジタルネーム」

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「シヤチハタ デジタルネーム」は、パソコンにソフトをインストールして使える電子印鑑です。

アプリケーションの中には、氏名印2種類と日付印2種類の合計4種類からひとつ、個人用のはんこデータを作ることができます。
作りたいはんこが決まったら、あとは申し込み先のURL、「お問合せ番号」、「パスワード」が記載されているのでその通りに申し込めば使えるようになります。

また、捺された電子印鑑を含め電子文書を保護できるので、電子印鑑のコピーを防止できます。

対応OSはWindows Vista/7/8/8.1/10、
対応アプリケーションはMicrosoft Office(Excel/Word)2007/2010/2013/2016となります。


はんこも電子化されて、便利になりました。いちいちプリントアウトせずに、そのままパソコン上で使うことで時間の節約にもなるので、ぜひ利用したいものです。

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