ビジネス向け！契約書に最適な電子印鑑のすすめ

日本は「はんこ文化」が今でも残っている国。それはビジネスの間でも同じです。
契約を締結する際、必ず双方の記名の他に捺印が必要になります。

しかし、同時にビジネスでも電子化が進んでおり、顔が見えないオンライン同士の契約も増えてきています。
電子印鑑はパソコン上での契約に必要なものです。

ですが、電子印鑑にセキュリティ面での不安を感じる人も多いことでしょう。

今回は、ビジネス向けの電子印鑑について紹介していきます。

・電子印鑑とは何か
・電子印鑑のメリット・デメリット
・電子印鑑のセキュリテイ面と法的効力
・シヤチハタ製品の電子印鑑

について項目ごとにまとめてみました。

電子印鑑とは、印影を画像データ化し電子化した文書に印鑑を捺印できるようにしたものをいいます。
電子印鑑があれば、PDFやExcelで作成されたパソコン上の書類に印鑑が捺せるようになります。
これまでは、一度書類を出力し捺印してからまたスキャナーで読み込まなければいけませんでしたが、この手間がなくなるだけでかなり作業効率が上がります。

さらに、2005年4月に施行された「e-文書法」により、これまで紙媒体で保存が義務付けられていた書類も電子文書での保存が認められるようになりました。

これにより、日本のビジネス市場においても「電子印鑑システム」が発展しています。

次に、電子印鑑にはどのようなメリットとデメリットがあるか確認しましょう。

・仕事の効率アップ
電子印鑑の最大のメリットは効率のアップです。
いちいち出力し、スキャナで読み込む必要がないので効率化が期待できます。
また、通常の契約は双方の目の前で捺印するのが基本ですが、電子印鑑ならオンライン上で全て解決できます。

・紙資源の削減
電子印鑑は出力しない手間が省ける他、紙資源の削減にもつながります。
文書の電子化により、経済活動で使われる紙資源が年間3000億円削減できるという試算もあります。

・種類によっては導入コストがかかる
電子印鑑を作成するには通常5万〜10万円程度かかります。
一方最近では無料で作成できるソフトもあるので金額はピンキリともいえます。

・取引先の同意が求められる
せっかく自社で電子印鑑システムを導入しても、取引先が対応してくれないと意味がありません。
導入前に電子印鑑での取引可否を確認する必要があります。

電子印鑑を導入するにあたって、一番気になるのは「法的効力」と「セキュリティ面」。

「電子印鑑はどのくらい効果があるの？」「偽造や複製などの安全性は大丈夫？」
パソコン上に印影をさらすわけですから悪用されないか不安になります。

「e-文書法」により、紙で契約書を作成せず電子化した文章のみでやりとりをしたとしてもその契約は有効になります。

しかし電子印鑑は、目の前で捺印する場合と比べて誰が捺印したのかわかりにくいという難点があります。
取引先も、文書の電子化を進めていれば電子印鑑でも構いませんが、ほとんどの場合は取引先と対面し、目の前で署名捺印することが一般的です。

いくら法的効力には違いがないとはいえ、信頼度の高さは普通の印鑑に比べるとまだ低いといえるかもしれません。

電子印鑑のセキュリティは、電子印鑑の種類によってかなり違いがあります。

電子印鑑の種類は2種類。

・印影を画像化した電子印鑑
画像化しただけの電子印鑑は、簡単に印影の複製が可能で無断しようされてしまう問題があります。
機械でスキャンすれば印影がすぐに複製できてしまうため、画像データの流出を防ぐのは難しいです。

・印影に情報が保存された電子印鑑
情報が保存された電子印鑑は、誰がいつ使ったのかが保存されるため、セキュリティ面では安心できます。

今後、契約書など幅広い文書の電子化を検討している場合には、セキュリティ面がしっかりした「印影に情報が保存された電子印鑑」を使用することをおすすめします。